Апостиль и консульская легализация

Что такое легализация документов и апостиль?

   Апостиль, легализация – что же это такое? В чем их сходство и различие? Всегда ли они нужны? С расширением международных связей такие вопросы возникают у наших граждан все чаще и чаще. Актуальным является вопрос оформления документов, предназначенных для действия за границей. Не исключение и обратное,  ребенок родился в другой стране, в США, например.  Чтобы свидетельство о рождении, выданное в США было действительно на территории России необходимо легализовать документ, а для этого  потребуется нотариально заверенный перевод и апостиль.
   Давайте подробнее рассмотрим оба термина.
   Легализация документа - это совершение определенных формальных процедур по наделению документа юридической силой на территории другого государства. Легализация необходима для возможности предоставления документа, выданного на территории одного государства, в официальные органы другого государства. Сама процедура легализации осуществляется обязательно на территории того государства, где документ был произведен. Документы, выданные или оформленные на территории России или СССР, в период его существования, могут быть легализованы только в Российской Федерации. И наоборот, документы официальных органов других государств легализовать на территории Российской Федерации невозможно.
   Легализация документов может быть осуществлена двумя способами:
  консульская легализация;
  проставление апостиля;

  Консульская легализация  является  сложной процедурой легализации документа в связи с тем,  что требует обращения в несколько субъектов государственных органов власти.

  Консульская легализация - это сложный, многоступенчатый процесс, который заключается в подтверждении действительности оригиналов официальных документов и представляет собой засвидетельствование подлинности подписи должностного лица, его статуса, а также подлинности печати уполномоченного государственного органа на документах и актах с целью использования их в другом государстве.
Процедура легализации сложна, но не совсем совершенна - документ, прошедший многоступенчатую и трудоемкую процедуру, оказывается действительным только для того государства, консульская служба которого его легализовала.

  Выбор способа легализации зависит от страны, для использования на территории которой предназначен документ, и  страны, на территории которой документ составлен. Каждая страна имеет право устанавливать свои особенности легализации документов. Для уточнения процедуры необходимо обратиться  в консульскую службу Министерства иностранных дел того государства, на территории которого производится легализация. Процесс также отличается в случае легализации оригинала или копии документа.
В целях упрощения процесса признания иностранных документов  5 октября 1961  года в Гааге (Нидерланды) была подписана Конвенция, отменяющая требование обязательной консульской легализации иностранных официальных документов (так называемая Гаагская конвенция). Вследствие этого появилась упрощенная легализация.
   Процедура проставление штампа "Апостиль" может быть справедливо названа "облегченной или упрощенной легализацией". "Апостилирование" - это тоже самое сленговое название процедуры легализации.
Упрощенной такая процедура становится потому, что осуществляется  одним уполномоченным органом государства и поэтому, достаточно быстро. Апостилированный документ приобретает статус легализованного документа на территории всех стран, присоединившихся к Гаагской конвенции.
   Апостиль это специальный штамп, который проставляется на официальный документ и не требует дальнейшего заверения. Апостиль является штампом квадратной формы со стороной 9 или более сантиметров, его вид строго определен и стандартизирован, он узнаваем в любой стране.   На штампе находится четко определенный текст, включающий такие реквизиты как название государства, в котором проставлен апостиль; фамилия и должность человека, которым подписан документ, удостоверяемый апостилем; название организации, штамп или печать которой проставлен на документе, удостоверяемом апостилем, название города, где апостиль был проставлен, а также дата его проставления. На апостиле так же должны быть зафиксированы сведения о его номере, названии государственного органа, который его поставил,  штамп или печать этого учреждения и подпись лица, проделавшего эту процедуру. Чаще всего надписи апостиля делают на двух языках – национальном и английском или французском (языки Гаагской Конвенции).

  Ставится апостиль в конце документа на свободном месте, либо на отдельном листе, который при этом должен быть скреплен с документом. Апостилироваться могут как оригиналы, так и копии документов, в последнем случае до проставления апостиля, документ должен быть заверен нотариально.
   Преимуществом апостиля является не только ускоренная процедура легализации, но и то, что после его проставления документ приобретает силу на территории всех стран – участниц Гаагской конвенции 1961 года, отменившей требование консульской легализации, предусмотрев упрощенную процедуру легализации - проставление штампа «апостиль».

  В настоящее время к Гаагской Конвенции присоединились более ста государств. Это практически все страны Европы и многие страны Америки.
   В ряде случаев страны, не  участвующие в Гаагской конвенции,  принимают документы со штампом "Апостиль". Бывает, что в случае присоединения новой страны к Гаагской конвенции, ряд стран-участниц не признают такого присоединения и не принимают документы, исходящие из вновь присоединившейся страны и содержащие штамп "Апостиль". Присоединение России к Гаагской конвенции признано всеми странами-участницами.

  Для не присоединённых к Гаагской конференции стран необходима консульская легализация.
Легализации подлежат как оригиналы документов, так и их копии (фотокопии), но только нотариально удостоверенные.
Существует большое количество нюансов в вопросах по легализации документов, известное только узким специалистам. К примеру, легализация коммерческих документов, таких как международные договора, инвойсы, коносаменты, различные товарораспорядительные документы и другие документы по  внешнеэкономической деятельности осуществляется в Торгово-промышленной палате РФ, а затем в консульстве страны назначения.
   Апостилирование копий документов наиболее распространено в реальной жизни и широко востребовано на практике.  Вначале потребуется нотариальное заверение копий документов. Это относится к документам, касающимся записей гражданского  состояния граждан (свидетельство о рождении, смерти, заключении брака, расторжении брака). Другая категория - копии документов об образовании (дипломы, аттестаты и др.), Отдельная категория -  копии учредительных документов юридических лиц (уставы, учредительные документы, свидетельства о постановке на учет в налоговых органах и др.). Дополнительно существуют документы, оформленные у нотариуса (доверенности, согласие на выезд ребенка за рубеж и др.). Можно перечислять и дальше, но достаточно и вышеизложенного, как наиболее распространенного на практике.

  Апостилирование копий документов осуществляется органами юстиции РФ по территориальному принципу: документы, оформленные нотариусами определенного региона, могут быть апостилированы только в управлении юстиции такого региона.
Проставление штампа "Апостиль" на оригиналы образовательных документов, выданных на территории Российской Федерации, а также на территории РСФСР в период существования СССР, осуществляется органами Министерства образования РФ. При этом территориальный признак не принимается во внимание - документ может быть выдан в любом городе/регионе Российской Федерации (или РСФСР в период существования СССР).
   Проставление штампа "Апостиль" на оригиналы документов, выданных органами ЗАГС, осуществляется по территориальному принципу - документы, выданные органами ЗАГС определенного региона апостилируются в объединенном архиве ЗАГС такого региона.
Официальные органы большинства стран мира принимают в работу документы, оформленные на государственном языке своей страны. Это означает только одно - перевод нужен обязательно. Вопрос в другом - что переводить?  Вариантов существует несколько, и их выбор  зависит от требований принимающей стороны. Самым важным источником достоверной информации является организация, в которую, в конечном счете, документ будет представлен. Всегда выясняйте требования заранее.

  Можно сначала легализовать документ, а потом его перевести на нужный язык. Это позволяет многократно переводить единожды легализованный документ на различные языки по мере необходимости в любой стране.
 Документ можно перевести до легализации и легализовать его уже вместе с переводом.
В случае с консульской легализацией документа сначала потребуется его перевод на соответствующий иностранный язык и нотариального удостоверения такого перевода. Иначе заявление на легализацию даже не будет принято. 

    В заключении отметим, что юридические фирмы, специализирующиеся на вопросах легализации документов, профессионально помогут выполнить любые требования  и условия заинтересованных сторон.

Получить дополнительную информацию по всем вопросам оформления документов на загранпаспорт вы можете по телефону: +7 (925) 199-13-28, +7 (916) 380-15-78